La saison des ouragans s’étendant du 1 juin au 30 novembre, le moment est venu de se préparer. Même s’il est impossible d’éviter les ouragans, ou même de les prévoir, une bonne préparation aux ouragans peut atténuer les problèmes majeurs qui peuvent survenir en cas de catastrophe.
Voici sept étapes qui peuvent vous aider à minimiser les dommages et à maintenir votre entreprise en activité pendant un ouragan.
1. Recevez des alertes météo
La trajectoire d’un ouragan peut être délicate - ils ont tendance à changer de cap et à s’intensifier rapidement. Pour essayer de devancer la tempête, vous devez surveiller de près les informations les plus précises et les plus récentes sur la progression de l’ouragan.
Assurez-vous d’avoir activé les paramètres qui permettent au National Weather Service (NWS) et à d’autres agences gouvernementales d’envoyer automatiquement des alertes d’urgence sans fil (WEA) sur votre téléphone portable. Vous devriez envisager de l’activer sur vos téléphones professionnels et personnels, le cas échéant, afin que les dernières nouvelles météorologiques puissent vous parvenir où que vous soyez. Qu’un ouragan touche terre plus tôt que prévu ou qu’il se renforce au fil du temps, vous devez le savoir immédiatement afin de pouvoir mettre en œuvre votre plan d’urgence correctement. D’autres sources fiables pour les nouvelles météorologiques nationales sont l’Agence fédérale de gestion des urgences (FEMA) et la Croix-Rouge américaine.
Il peut également être utile de s’inscrire aux avertissements et aux alertes des bureaux de presse de la région. En restant connecté aux nouvelles locales, vous pouvez obtenir des mises à jour spécifiques sur les problèmes liés aux ouragans tels que les crues soudaines, les pannes d’électricité et les dommages causés par le vent qui peuvent avoir un impact sur les opérations quotidiennes de votre entreprise.
2. Réservez les fournitures d’urgence à l’avance
N’attendez pas une alerte météorologique d’urgence pour faire le reste de vos préparatifs en cas d’ouragan. L’une des pires choses que vous puissiez faire lorsqu’il s’agit de gérer les impacts d’un événement météorologique majeur est d’agir trop tard - une fois que la tempête frappe, tout le monde aura besoin des mêmes produits au même moment.
Évitez la cohue et sécurisez vos approvisionnements avant même qu’un ouragan ne soit prévu. Les articles volumineux et lourds, comme les pompes à eau, les sacs de sable pour endiguer la montée des eaux et même les générateurs d’électricité, doivent être achetés le plus tôt possible pendant la saison des ouragans, ou même avant qu’elle ne commence, afin d’éviter toute flambée des prix ou des délais de livraison en raison d’une forte demande.
Lorsque vous stockez des fournitures, réfléchissez à la façon dont vous pouvez protéger non seulement l’entreprise, mais aussi les employés. Ayez au moins une trousse de premiers soins, plusieurs lampes de poche et suffisamment de nourriture non périssable et d’eau à portée de main au cas où l’ouragan vous obligerait, vous et votre personnel, à rester sur place. Même des articles comme un sac à dos de préparation aux ouragans peuvent s’avérer utiles dans des circonstances inattendues avec une combinaison de radio/chargeur de téléphone, un sifflet d’urgence et même des ponchos.
Ces petites fournitures d’ouragan peuvent être stockées dans des armoires de préparation aux situations d’urgence de haute qualité et résistantes au feu, de sorte que tous les employés savent exactement où y accéder sous la contrainte. Vous n’avez pas de place pour plus d’articles de rangement dans votre entreprise ? Essayez d’utiliser un autre placard à fournitures sous-utilisé pour ranger ces articles.
3. Vérifiez votre couverture d’assurance
Parfois, les approvisionnements ne peuvent tout simplement pas empêcher les dommages massifs que les tempêtes majeures peuvent créer. La meilleure façon d’être prêt à faire face à des problèmes structurels ou à des inondations liés à un ouragan est de vous assurer que votre police d’assurance les couvre.
De nombreux propriétaires d’entreprise ne réalisent pas que l’assurance des biens commerciaux peut ne pas couvrir tous les aspects des dommages causés par les ouragans - vous pourriez avoir besoin d’une police complémentaire, selon l’Insurance Information Institute. Assurez-vous d’appeler votre assureur pour vous plonger dans les détails de votre police afin que vous puissiez prendre une décision éclairée quant à savoir si une police supplémentaire est même nécessaire. Lorsque vous leur parlez, renseignez-vous sur la couverture contre les pertes d’exploitation et vérifiez que votre police est à jour. Lorsqu’il s’agit de couverture d’assurance, vous voulez couvrir toutes vos bases.
Dans cet esprit, c’est aussi le bon moment pour compiler un inventaire complet de tout votre équipement, de vos marchandises et d’autres biens physiques au cas où vous auriez besoin de faire une réclamation pour des dommages liés à un ouragan. Faites des copies physiques et numériques des documents critiques, y compris votre liste d’inventaire et votre police d’assurance, et stockez-les à plusieurs endroits dans le cadre de votre planification de la continuité des activités.
4. Créez un plan d’évacuation avec votre équipe
La sécurité de votre équipe est votre priorité absolue. Pourtant, les gens ont tendance à paniquer en cas d’urgence. Préparez votre équipe bien à l’avance en cas de catastrophe liée aux conditions météorologiques afin que tout le monde puisse être sûr de savoir exactement quoi faire le moment venu.
Affichez un plan dans autant de langues que nécessaire dans votre entreprise pour montrer aux employés comment quitter le bâtiment et où aller si une évacuation est nécessaire. Aidez-les à suivre l’itinéraire en installant des panneaux et un éclairage adéquats pour les sorties de secours.
Un itinéraire d’évacuation physique est essentiel, mais un plan de communication l’est tout autant. Travaillez avec votre équipe des ressources humaines pour élaborer une procédure sur la façon de contacter le personnel pour vérifier sa sécurité en cas d’urgence liée à un ouragan.
Conservez des fichiers physiques et numériques qui comprennent les numéros de portable du personnel, les adresses personnelles, les adresses e-mail et les coordonnées des personnes à contacter en cas d’urgence afin d’avoir plusieurs façons de les joindre. Stockez les fichiers numériques avec l’équipe en charge du plan de communication et conservez une copie physique avec le reste de vos fournitures de préparation aux ouragans en cas de perte d’Internet.
5. Conservez vos données
La pandémie a forcé de nombreux lieux de travail à repenser l’emplacement de leurs principaux fichiers et données clients, de sorte que votre entreprise peut déjà enregistrer ou sauvegarder tous les fichiers sur un cloud accessible de n’importe où.
Mais de nombreux lieux de travail conservent encore des dossiers et des dossiers dans des armoires ou des tiroirs - en fait, ils pourraient même être tenus de le faire par la loi. Un entreposage intensif conçu pour protéger ces documents importants est une bonne première étape, mais vous pouvez également envisager de conserver des copies des documents essentiels dans une installation d’entreposage hors site climatisée afin que vous puissiez toujours y avoir un accès physique, même si votre bâtiment a été touché pendant la tempête.
6. Déterminez ce qu’il faut faire dans l’œil du cyclone
Si vous êtes alerté que votre entreprise se trouve sur la trajectoire d’un ouragan, vous voudrez agir rapidement avant d’évacuer afin de limiter les dégâts. Dans le cadre de votre planification de préparation aux ouragans, attribuez aux membres de l’équipe divers rôles lorsqu’un plan d’urgence est activé afin de vous assurer que vous pouvez protéger autant de biens que possible.
Ces rôles peuvent inclure :
- Sécurisez les objets extérieurs dans un cabanon afin qu’ils ne volent pas et n’infligent pas de dommages supplémentaires.
- Déplacer les documents importants et/ou l’équipement coûteux sur le terrain le plus élevé possible pour éviter les dégâts d’eau.
- Revêtement des portes avec un tissu anti-ouragan pour protéger le verre.
- Pose de sacs de sable pour défendre les zones sujettes aux inondations.
- Désactiver le disjoncteur principal et les autres services publics, selon les instructions de votre service d’incendie local ou des services d’urgence.
- Exécuter le plan de communication pour vérifier tous les employés.
- Rassembler l’équipe pour quitter les lieux ensemble afin que le bâtiment puisse être officiellement fermé.
7. Donnez la priorité à vos employés
Tout bien physique peut être remplacé, mais une vie n’a pas de prix. Assurez-vous que votre équipe se sent en sécurité et soutenue physiquement et mentalement en cas d’urgence comme un ouragan. Lorsque vous évaluez votre préparation aux ouragans, posez-vous la question suivante : « En tant qu’employé, est-ce que je me sentirais en confiance dans ces plans ? »
Derniers mots d’un père fondateur
Comme Benjamin Franklin l’a dit un jour : « En ne vous préparant pas, vous vous préparez à échouer. » Préparez-vous à une saison des ouragans moins stressante en gardant à l’esprit la préparation aux ouragans avant qu’il ne soit trop tard.
Avant que la première goutte de pluie ne tombe, travaillez avec nos experts chez Global Industrial pour vous assurer que vous avez les articles dont vous avez besoin pour minimiser les retombées et protéger votre équipe.
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